Enterprise Resource Planning (ERP)

Apakah ERP?

Adalah sistem aplikasi yang mendukung perencanaan dan kontrol operasional sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya perusahaan seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, bahan baku dan kapasitas produksi

Sejarah munculnya ERP

• Dimulai dari konsep manufaktur 25-30 tahun yang lalu, yang memperkenalkan mekanisme untuk menghitung material yang dibutuhkan, kapan diperlukan dan berapa banyak
• Konsep ini dikenal dengan nama MRP (Material Requirement Planning)
• MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning) yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master scheduling, rough cut capacity planning dan shoop floor control
• MRP II ini sudah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan
• Setelah MRP II, perusahaan menyadari bahwa banyak hal harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisa sales, distribusi, quality control, dan sistem pelaporan dan monitor yang lebih lanjut
• Sistem informasi terpadu ini disebut ERP (Enterprise Resource Planning)

Apa saja ERP yg ada?

• SAP
• JDE
• BAAN
• Oracle
• MFGPro
• dst
  

Apa yang ada di dalam ERP?

• Financial System : General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling
• Operation System : General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management
• Human Resources System : Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

Apa yang ditawarkan ERP?

• Integrasi data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
• Standarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
• Standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yg bisa diukur

• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan

Memilih ERP

Latar Belakang

• Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yg salah bisa menjadi mimpi buruk
• ERP yg berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
• Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
• Bahkan dalam beberapa kasus yg ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yg ada
• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yg didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yg efektif
• Tidak ada software atau sistem informasi yg bisa menutupi business strategy yg cacat dan business process yg berlubang
  
  Secara fakta, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

3 Syarat sukses memilih ERP

1. Knowledge
2. Experience
3. Selection Methodology

Knowledge & Experience

• Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
• Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
• Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
• Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup

Metodologi

• Adalah struktur proses seleksi yang harus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
• Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
• Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink http://www.expresscomputeronline.com/20030505/tech2.shtml)
• Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

Analisa Business Strategy

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah competitive advantage yg ingin dicapai?
• Apa business strategy perusahaan dan objectives yg ingin dicapai?
• Bagaimana business process yg sekarang berjalan vs business process yg diinginkan?
• Adakah business process yg harus diperbaiki?
• Apa dan bagaimana prioritas yg ada dan adakah action plan yg disusun untuk mencapai objectives dan prioritas tsb?
• Target seperti apa yg harus dicapai dan kapan?

Analisa People

• Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
• Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
• Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
• Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yg sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
• Apa infrastruktur yg harus disiapkan?

Analisa Software

• Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia
• Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsung hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yg akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
• Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yg lebih terjamin keberhasilannya

Gagalnya ERP

• Waktu dan biaya implementasi yg lebih dari yg dibudgetkan
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
• Strategi operation tidak sejalan dengan design business process dan pengembangannya
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yg baru

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

1. Kurangnya komitmen top management
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
7. Tidak cocoknya software dgn business process
8. Kurangnya training dan pembelajaran
9. Cacatnya project design & management
10. Kurangnya komunikasi
11. Saran penghematan yang menyesatkan